Controllo di gestione per PMI: come capire se l’impresa sta davvero guadagnando

Un’impresa può aumentare il fatturato e, nello stesso momento, trovarsi con meno liquidità sul conto corrente.

Può vendere di più, acquisire nuovi clienti e lavorare a pieno ritmo, ma ottenere margini insufficienti a coprire i costi. Può persino chiudere il bilancio con un utile e incontrare comunque difficoltà nel pagare fornitori, imposte e finanziamenti.

È proprio in situazioni come queste che emerge l’importanza del controllo di gestione per le PMI.

La contabilità registra ciò che è già accaduto. Il controllo di gestione utilizza quei dati per capire come si forma il risultato aziendale, quali attività sono realmente redditizie e quali decisioni possono essere sostenute dall’impresa.

Fatturato, utile e liquidità non sono la stessa cosa

Il fatturato è spesso il primo numero osservato dall’imprenditore. È un dato importante, ma da solo non permette di stabilire se l’azienda stia davvero guadagnando.

Dai ricavi devono essere sottratti i costi sostenuti per produrre, organizzare e vendere. Materie prime, personale, affitti, energia, consulenze, trasporti e interessi possono assorbire una parte significativa del fatturato.

L’utile misura il risultato economico ottenuto dopo aver considerato i costi. La liquidità indica invece quanto denaro è effettivamente disponibile per affrontare le scadenze.

La differenza è fondamentale.

Un’impresa può avere realizzato una vendita e aver registrato il relativo ricavo, ma incassare la fattura dopo diversi mesi. Nel frattempo deve continuare a pagare dipendenti, fornitori, imposte e rate.

Per questo un’azienda può risultare economicamente redditizia e, allo stesso tempo, attraversare una crisi di liquidità.

Il controllo di gestione trasforma i numeri in decisioni

Il controllo di gestione non consiste semplicemente nella produzione di tabelle o report.

Il suo obiettivo è fornire all’imprenditore informazioni comprensibili e utili per decidere.

Attraverso l’analisi dei dati aziendali è possibile comprendere:

• quali prodotti, servizi o commesse generano i margini migliori;

• quali costi stanno aumentando più rapidamente;

• quale volume di vendite è necessario per coprire la struttura aziendale;

• quanta liquidità servirà nei mesi successivi;

• se un nuovo investimento è sostenibile;

• quali clienti pagano regolarmente e quali generano tensioni finanziarie.

Una piccola impresa non ha necessariamente bisogno di sistemi complessi. Ha però bisogno di dati attendibili, aggiornati e organizzati in funzione delle decisioni da prendere.

Il vero valore del controllo di gestione non è quindi la quantità delle informazioni prodotte, ma la loro capacità di rendere più chiara la situazione dell’impresa.

Non tutti i ricavi generano lo stesso margine

Due prodotti possono avere lo stesso prezzo di vendita, ma produrre risultati completamente diversi.

Uno può richiedere poche ore di lavoro, materiali limitati e costi contenuti. L’altro può comportare lavorazioni più lunghe, assistenza continua, trasporti, sconti e costi indiretti difficili da individuare.

Lo stesso principio vale per i clienti.

Un cliente con un fatturato elevato può sembrare strategico, ma diventare poco conveniente quando richiede condizioni particolari, numerose revisioni, tempi di pagamento molto lunghi o un impegno operativo superiore al previsto.

Il controllo di gestione permette di analizzare il margine di contribuzione, cioè quanto rimane dei ricavi dopo aver sottratto i costi direttamente collegati alla vendita.

Questa analisi può essere effettuata per prodotto, servizio, cliente, punto vendita o commessa.

Ed è spesso qui che emergono le informazioni più importanti: ciò che vende di più non è sempre ciò che fa guadagnare di più.

Il punto di pareggio: quanto deve vendere l’impresa?

Ogni impresa sostiene costi che rimangono presenti anche quando le vendite diminuiscono.

Affitti, personale, assicurazioni, software e altri costi di struttura devono essere pagati indipendentemente dal volume di attività.

Il punto di pareggio, o break-even point, indica il livello di ricavi necessario per coprire tutti i costi aziendali.

Sotto quella soglia l’attività non riesce a sostenere completamente la propria struttura. Sopra quella soglia inizia a generare un risultato positivo.

Conoscere il punto di pareggio aiuta a capire se gli obiettivi commerciali siano coerenti con i costi dell’impresa.

È utile anche prima di assumere un dipendente, aprire una nuova sede, acquistare un macchinario o ampliare l’offerta. Ogni nuovo costo modifica infatti il livello minimo di ricavi necessario per mantenere l’equilibrio.

Senza questa analisi, il rischio è prendere decisioni sulla base delle aspettative, senza misurarne l’effettivo impatto economico.

Il problema non è solo guadagnare, ma incassare

Molte PMI entrano in difficoltà non perché manchino le vendite, ma perché gli incassi arrivano troppo tardi rispetto ai pagamenti.

Un’impresa può dover acquistare materiali oggi, pagare il personale a fine mese e incassare dal cliente dopo sessanta o novanta giorni.

Maggiore è la crescita, maggiore può diventare il fabbisogno finanziario necessario per sostenere questa distanza temporale.

Per questo il controllo di gestione deve comprendere anche una previsione dei flussi di cassa.

Non basta sapere quante fatture sono state emesse. Occorre stimare quando saranno incassate e confrontare le entrate previste con:

• pagamenti ai fornitori;

• stipendi e contributi;

• imposte;

• rate di finanziamenti;

• investimenti programmati;

• altre uscite operative.

Una previsione finanziaria non elimina gli imprevisti, ma consente di individuare in anticipo i periodi in cui la liquidità potrebbe risultare insufficiente.

Intervenire prima di una scadenza è molto diverso dal cercare una soluzione quando il pagamento è già diventato urgente.

Dati aggiornati per prevenire gli squilibri

Il controllo di gestione non garantisce che un’impresa non attraversi momenti di difficoltà.

Può però rendere più visibili alcuni segnali che spesso precedono una crisi:

riduzione progressiva dei margini, aumento dei crediti scaduti, utilizzo costante degli affidamenti bancari, crescita dell’indebitamento e difficoltà nel rispettare le scadenze fiscali o contributive.

Quando questi elementi vengono individuati tempestivamente, l’imprenditore può analizzarne le cause e valutare le possibili azioni.

Può essere necessario intervenire sui prezzi, ridurre alcuni costi, modificare i tempi di incasso, riorganizzare i processi o verificare la sostenibilità dei debiti.

Il controllo di gestione è quindi anche uno strumento di prevenzione. Aiuta l’impresa a non limitarsi alla lettura dei risultati passati, ma a osservare l’evoluzione economica e finanziaria dei mesi successivi.

Un sistema su misura per le PMI

Non esiste un modello di controllo di gestione valido per tutte le aziende.

Un’impresa turistica, ad esempio, deve considerare la stagionalità, i periodi con minori entrate e i costi sostenuti prima dell’avvio della stagione.

Un’attività commerciale può avere la necessità di monitorare scorte, rotazione del magazzino e margini sui diversi prodotti.

Un’impresa che lavora per commessa deve invece verificare tempi, costi e redditività di ogni singolo progetto.

Diventa quindi importante costruire un sistema proporzionato alle dimensioni, al settore e alle reali esigenze informative.

In molti casi sono sufficienti pochi indicatori, controllati con regolarità: ricavi, margini, costi principali, crediti scaduti, liquidità disponibile e fabbisogno finanziario previsto.

L’importante è che i dati siano corretti e che vengano esaminati prima di prendere decisioni rilevanti.

Conoscere i numeri prima di decidere

Gestire un’impresa significa assumere continuamente decisioni: stabilire un prezzo, accettare una commessa, effettuare un investimento, assumere personale o richiedere un finanziamento.

Senza un sistema di controllo, molte di queste decisioni rischiano di essere basate soltanto sull’esperienza o sulla percezione del momento.

L’esperienza resta fondamentale, ma diventa più efficace quando viene affiancata da informazioni economiche e finanziarie chiare.

La vera domanda, quindi, non è soltanto quanto sta fatturando l’impresa.

La domanda è quanto margine sta generando, quanta liquidità sta producendo e se i risultati ottenuti sono sufficienti a sostenere le scelte future.

Per valutare la struttura dei costi, i margini, i flussi di cassa o l’andamento economico-finanziario della tua impresa e capire come impostare un adeguato sistema di controllo di gestione, puoi contattare il nostro Studio per una consulenza specializzata.